Politika privatnosti

1.Ko obrađuje podatke

Ova politika objašnjava kako se obrađuju podaci o ličnosti na sajtu pausalbox.rs i u web aplikaciji Paušal Box na adresi pausalbox.aiknjigovodja.rs (zajedno: „Usluga“).

Rukovalac podacima je:

Nikola Glintić PR NIKOLA FINCON
Novosadskog sajma 6, 21000 Novi Sad, Srbija
PIB: 113596428 · Matični broj: 66938581
E-adresa: info@pausalbox.rs

(u daljem tekstu: „Pružalac usluge“ ili „mi“). Paušal Box razvijamo u okviru računovodstvene agencije Fincon.

Politika se primenjuje u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, br. 87/2018; u daljem tekstu: „ZZPL“), a za lica iz Evropske unije i u skladu sa Opštom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) u meri u kojoj se primenjuje. Uslovi pod kojima se Usluga koristi uređeni su Uslovima korišćenja.

2.Naša uloga: rukovalac i obrađivač

Pružalac usluge ima dve različite uloge, u zavisnosti od toga čiji su podaci u pitanju:

• Rukovalac smo za podatke o korisnicima Usluge i posetiocima sajta: podatke o nalogu, pretplati, komunikaciji sa nama, tehničke podatke i analitiku sajta. Za te podatke odgovaramo prema ovoj politici.
• Obrađivač smo za podatke o ličnosti koje korisnik unosi ili uvozi u okviru svog poslovanja, a koji se odnose na druga lica, npr. kupce i klijente na fakturama, druge strane u transakcijama iz bankovnih izvoda i primaoce faktura poslatih e-poštom. Za te podatke rukovalac je korisnik (preduzetnik), a mi ih obrađujemo isključivo u njegovo ime i po njegovim uputstvima, u skladu sa odeljkom o obradi podataka u Uslovima korišćenja.

Ako ste kupac ili poslovni partner nekog korisnika Paušal Box-a i imate pitanje o svojim podacima, obratite se najpre tom preduzetniku. Mi ćemo mu pomoći da odgovori na vaš zahtev.

3.Koje podatke obrađujemo

Nalog i pretplata

E-adresa, ime i prezime, lozinka (čuva se isključivo u heširanom obliku, preko servisa za autentifikaciju), vrsta naloga (korisnik ili knjigovođa), status i datum isteka probnog perioda ili pretplate, izabrani paket, evidencija uplata i partnerski kod ako ste se registrovali preko partnera.

Podaci o firmi

Naziv, PIB, matični broj, adresa, tekući računi, logo, podaci iz rešenja o paušalnom oporezivanju (iznosi i rokovi poreza i doprinosa, računi i pozivi na broj za uplatu) i, ako ga unesete, vaš API ključ za Sistem e-faktura (SEF).

Poslovni podaci koje unosite ili uvozite

• klijenti: naziv ili ime, PIB, matični broj, adresa, e-adresa;
• fakture, predračuni, avansne i storno fakture sa stavkama, KPO knjiga, troškovi i dokumenti koje otpremite (do 20 MB po fajlu);
• transakcije iz bankovnih izvoda: datum, iznos, naziv i račun druge strane, svrha plaćanja, model i poziv na broj;
• fiskalni računi uvezeni iz Excel fajla ili fotografije računa.

Uvoz izvoda iz Gmail-a i prosleđivanjem e-pošte

Ako povežete Gmail nalog: e-adresa tog Google naloga, pristupni token (čuva se šifrovan u trezoru tajni baze podataka) i, za svaku obrađenu poruku, njen Gmail ID, pošiljalac, datum prijema i naziv priloga. Naslov i tekst poruke ne čuvamo. Ako izvode prosleđujete na adresu izvodi-…@pausalbox.rs, obrađujemo priloge i adresu pošiljaoca. Detalji su u odeljku Gmail i Google korisnički podaci.

Knjigovođe

Za knjigovođe: e-adresa, ime, podaci o agenciji koje unesu (npr. PIB agencije), firme kojima im je odobren pristup i podaci o proviziji iz partnerskog programa.

Slanje faktura e-poštom i praćenje otvaranja

Kada fakturu pošaljete e-poštom iz aplikacije, obrađujemo e-adresu primaoca i sadržaj poruke. Kada primalac otvori link za preuzimanje fakture, beležimo vreme otvaranja, broj otvaranja, IP adresu i podatke o pregledaču (user agent), da biste videli da li je faktura pregledana.

Obaveštenja

Vaša podešavanja obaveštenja i, ako uključite push obaveštenja, podatke o pretplati pregledača na obaveštenja (adresa servisa za isporuku i ključevi za šifrovanje).

Tehnički podaci

IP adresa, vrsta uređaja i pregledača, vreme pristupa i sistemski zapisi (logovi) koje beleže naši pružaoci infrastrukture, kao i izveštaji o greškama iz aplikacije (videti Primaoci podataka).

Sajt pausalbox.rs

Na sajtu ne postoji registracija niti forma za unos podataka. Analitičke podatke (Google Analytics) prikupljamo samo ako na to pristanete (videti Kolačići).

Komunikacija sa nama

Sadržaj poruka koje nam pošaljete na info@pausalbox.rs i podaci iz njih.

Ne tražimo i ne obrađujemo posebne vrste podataka o ličnosti (npr. podatke o zdravlju ili verskom uverenju).

4.Svrhe i pravni osnov obrade

Podatke ne prodajemo, ne iznajmljujemo i ne koristimo za oglašavanje ili profilisanje. Ne donosimo odluke zasnovane isključivo na automatizovanoj obradi koje bi proizvodile pravne posledice po vas (čl. 38 ZZPL).

5.Da li je davanje podataka obavezno

E-adresa, lozinka i podaci o firmi koji su potrebni za izdavanje faktura i vođenje KPO knjige neophodni su za zaključenje i izvršenje ugovora. Ako ih ne date, ne možemo da otvorimo nalog ni da pružimo Uslugu. Podatke o uplatama pretplate dužni smo da vodimo po zakonu.

Povezivanje Gmail naloga, unos SEF API ključa, uključivanje push obaveštenja i pristanak na analitiku sajta nisu obavezni. Ako ih ne date, osnovne funkcije Usluge rade, ali funkcije koje se na njih oslanjaju (automatski uvoz izvoda, slanje na SEF, push obaveštenja) nisu dostupne.

6.Automatsko čitanje dokumenata (veštačka inteligencija)

Tri funkcije koriste model veštačke inteligencije Claude kompanije Anthropic, PBC (SAD) da bi iz dokumenta izvukle podatke umesto da ih prepisujete ručno:

• čitanje bankovnih izvoda u PDF formatu (ručno otpremljenih, pristiglih prosleđivanjem ili preko Gmail-a),
• čitanje rešenja o paušalnom oporezivanju (PDF) radi pravljenja podsetnika za porez i doprinose,
• čitanje fotografije fiskalnog računa.

U tu svrhu sadržaj dokumenta šalje se Anthropic-u putem API-ja, isključivo radi izdvajanja podataka, a rezultat se vraća u aplikaciju. Anthropic prema svojim komercijalnim uslovima ne koristi podatke poslate putem API-ja za treniranje svojih modela. Sadržaj dokumenta i odgovor modela ne upisujemo u sistemske zapise.

Izdvojeni podaci su predlog: pre upotrebe ih proverite. Izvodi u XML, CSV, Excel, HTML i TXT formatu čitaju se bez veštačke inteligencije.

7.Gmail i Google korisnički podaci

Automatski uvoz izvoda iz Gmail-a je opciona funkcija koju sami uključujete. Za nju tražimo samo dozvolu gmail.readonly (čitanje, bez mogućnosti slanja, izmene ili brisanja poruka).

Čemu pristupamo. Prilikom povezivanja pretražujemo samo poruke sa prilozima koje su poslate sa domena poznatih banaka u Srbiji ili imaju naslov koji ukazuje na izvod, da bismo vam predložili pošiljaoce. Tek kada potvrdite (ili dodate) adrese pošiljalaca, svakodnevni uvoz (oko 11:00 časova po lokalnom vremenu) čita isključivo poruke sa prilozima od tih pošiljalaca. Iz poruke koristimo samo priloge sa izvodom i osnovne metapodatke (pošiljalac, datum, naziv priloga); tekst i naslov poruke ne čuvamo.

Kako koristimo podatke. Isključivo za uvoz transakcija iz vaših bankovnih izvoda u vašu firmu u Paušal Box-u. PDF izvodi se radi čitanja šalju Anthropic-u (videti prethodni odeljak).

Ograničena upotreba (Limited Use). Korišćenje i prenos podataka dobijenih putem Google API-ja u bilo koju drugu aplikaciju pridržava se Google API Services User Data Policy, uključujući zahteve za ograničenu upotrebu. U izvornom obliku: Paušal Box's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Konkretno:

• podatke iz Gmail-a koristimo samo za pružanje i unapređenje funkcije uvoza izvoda koja je vidljiva u aplikaciji;
• ne prenosimo ih trećim licima, osim kada je to neophodno za pružanje te funkcije (pružaoci infrastrukture i čitanje PDF izvoda), radi usklađenosti sa propisima ili u okviru spajanja, pripajanja ili prodaje imovine, uz prethodno obaveštenje;
• ne koristimo ih za oglašavanje, uključujući ciljano i personalizovano oglašavanje;
• ne dozvoljavamo da ih ljudi čitaju, osim uz vaš izričit pristanak za određene poruke (npr. kada tražite pomoć), kada je to neophodno iz bezbednosnih razloga ili radi istrage zloupotrebe, radi usklađenosti sa propisima, ili kada su podaci agregirani i anonimizovani za interne potrebe;
• ne koristimo ih za razvoj, unapređenje ili treniranje opštih modela veštačke inteligencije ili mašinskog učenja.

Kako da ukinete pristup. U aplikaciji isključite Gmail vezu u podešavanjima uvoza izvoda. Tada brišemo sačuvani token i opozivamo ga kod Google-a. Pristup možete ukinuti i u podešavanjima svog Google naloga, na stranici Veze sa aplikacijama i uslugama trećih strana. Već uvezene transakcije ostaju u aplikaciji dok ih ne obrišete ili dok ne zatražite brisanje naloga.

8.Primaoci podataka

Podatke poveravamo samo pružaocima usluga koji su neophodni za rad Usluge i koji ih obrađuju po našem nalogu, kao i licima kojima ih vi sami usmerite.

Sentry koristimo za izveštaje o greškama u aplikaciji. Snimci sesija uključeni su za mali uzorak sesija i za sesije u kojima dođe do greške, pri čemu se sav tekst na ekranu maskira, slike i mediji se blokiraju, a e-adresa korisnika se uklanja iz izveštaja.

Državni i javni registri. Kada tražite firmu po PIB-u ili matičnom broju, taj upit šaljemo servisima checkpoint.rs, Narodne banke Srbije i Agencije za privredne registre. Kada uključite SEF, podaci o fakturama razmenjuju se sa Sistemom e-faktura Ministarstva finansija, u vaše ime i vašim API ključem. Srednji kurs NBS preuzimamo sa javnog servisa kurs.resenje.org, koji prenosi kursnu listu Narodne banke Srbije; tom prilikom se ne šalju podaci o ličnosti.

Lica koja vi odredite. Primaoci faktura koje šaljete, knjigovođe kojima odobrite pristup firmi i procesor fiskalnih računa koji sami povežete.

Organi vlasti. Podatke možemo dostaviti nadležnim organima samo kada smo na to obavezani zakonom.

Na sajtu pausalbox.rs video se učitava sa servisa youtube-nocookie.com tek kada kliknete na dugme za pokretanje.

9.Prenos podataka iz Srbije

Baza podataka i fajlovi čuvaju se u data centrima u Evropskoj uniji. Države članice EU smatraju se državama sa primerenim nivoom zaštite (čl. 64 ZZPL).

Pojedini pružaoci iz tabele iznad (Vercel, Resend, Anthropic, Sentry, Google) imaju sedište u SAD, pa podaci mogu biti preneti u SAD. Takav prenos vršimo uz odgovarajuće mere zaštite iz čl. 65 ZZPL, kao što su standardne ugovorne klauzule u ugovorima o obradi podataka koje ti pružaoci primenjuju, a za analitiku sajta i na osnovu vašeg pristanka. Više informacija o merama zaštite možete dobiti na info@pausalbox.rs.

10.Koliko dugo čuvamo podatke

• Dok je nalog aktivan čuvamo sve podatke koje ste uneli ili uvezli.
• Istek pretplate ili probnog perioda ne dovodi do brisanja podataka: aplikacija prelazi u režim pregleda, podaci ostaju sačuvani i možete da ih pregledate i preuzmete, a unos i izmene su ponovo mogući kada obnovite pretplatu.
• Brisanje naloga. Brisanje naloga možete da pokrenete sami u aplikaciji (Profil, Bezbednost): nalog i svi podaci se trajno brišu po potvrdi. Možete i da pošaljete zahtev na info@pausalbox.rs sa e-adrese naloga, a mi ga izvršavamo bez nepotrebnog odlaganja, najkasnije u roku od 30 dana. Evidencija uplata pretplate ostaje sačuvana bez podataka koji vas identifikuju, jer je deo naših poslovnih knjiga. Kopije u rezervnim kopijama infrastrukture mogu ostati ograničeno vreme, dok ne budu prepisane u redovnom ciklusu.
• Poslovna dokumentacija. Fakture, KPO knjiga i druga dokumentacija podležu rokovima čuvanja propisanim Zakonom o računovodstvu i poreskim propisima. Za čuvanje svoje dokumentacije u tim rokovima odgovoran je korisnik. Pre brisanja naloga preuzmite potrebne podatke (dugme „Preuzmi sve podatke“ u aplikaciji).
• Naši zakonski rokovi. Podatke o uplatama pretplate čuvamo onoliko koliko nalažu propisi o računovodstvu.
• Gmail veza. Pristupni token brišemo odmah kada isključite vezu; evidenciju obrađenih poruka (ID, pošiljalac, datum, naziv priloga) čuvamo dok je nalog aktivan, da isti izvod ne bi bio uvezen dva puta.
• Praćenje otvaranja faktura (vreme, IP adresa, pregledač) čuva se uz fakturu na koju se odnosi.
• Analitički kolačići traju najduže 2 godine (videti Kolačići).
• Poruke koje nam pošaljete čuvamo dok je to potrebno za rešavanje upita.

11.Vaša prava

U skladu sa ZZPL (čl. 26–40) imate pravo da:

• dobijete informaciju da li obrađujemo vaše podatke i pristup tim podacima;
• zatražite ispravku netačnih i dopunu nepotpunih podataka (većinu podataka možete sami izmeniti u aplikaciji);
• zatražite brisanje podataka;
• zatražite ograničenje obrade;
• dobijete podatke koje ste nam dali u strukturiranom, uobičajeno korišćenom i mašinski čitljivom obliku i prenesete ih drugom rukovaocu (prenosivost); sve podatke firme (fakture, KPO, klijenti, troškovi) možete preuzeti sami u aplikaciji („Preuzmi sve podatke“);
• podnesete prigovor na obradu zasnovanu na legitimnom interesu;
• povučete pristanak u svakom trenutku, bez uticaja na zakonitost obrade pre povlačenja: za analitiku preko linka „Podešavanja kolačića“ u podnožju sajta, a za Gmail isključivanjem veze.

Zahtev pošaljite na info@pausalbox.rs. Odgovorićemo bez odlaganja, a najkasnije u roku od 30 dana od prijema zahteva; taj rok se u opravdanim slučajevima može produžiti za još 60 dana, o čemu ćemo vas obavestiti. Radi zaštite vaših podataka možemo zatražiti da potvrdite identitet, po pravilu slanjem zahteva sa e-adrese naloga.

Ako smatrate da obrada nije zakonita, imate pravo da podnesete pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti (www.poverenik.rs). Lica u EU mogu se obratiti i nadzornom organu u svojoj državi.

12.Bezbednost podataka

Primenjujemo tehničke i organizacione mere srazmerne rizicima, između ostalog:

• sva komunikacija sa sajtom i aplikacijom je šifrovana (HTTPS);
• pravila pristupa na nivou baze podataka omogućavaju pristup podacima firme samo njenom vlasniku i knjigovođama kojima je vlasnik odobrio pristup;
• lozinke se čuvaju isključivo u heširanom obliku;
• Gmail token se čuva šifrovan u trezoru tajni, a SEF API ključ je dostupan samo serverskim funkcijama koje komuniciraju sa SEF-om, ne i pregledaču;
• fajlovi se preuzimaju preko vremenski ograničenih linkova (osim logoa firme, koji je javno dostupan jer se prikazuje na fakturama);
• izveštaji o greškama maskiraju sadržaj ekrana.

Nijedan sistem nije potpuno bezbedan. Ako dođe do povrede podataka o ličnosti, postupićemo u skladu sa čl. 52 i 53 ZZPL: obavestićemo Poverenika i, kada postoji visok rizik, lica na koja se podaci odnose, a korisnike za čije podatke smo obrađivač obavestićemo bez nepotrebnog odlaganja.

Vi ste odgovorni za čuvanje svoje lozinke i za to kome odobravate pristup (knjigovođe, Gmail, SEF ključ).

13.Kolačići i lokalno skladištenje

Sajt pausalbox.rs

Sajt ne postavlja analitičke kolačiće bez vašeg pristanka. Pri prvoj poseti prikazujemo obaveštenje u kome birate „Prihvati analitiku“ ili „Samo neophodni“. Dok ne prihvatite, skripta Google Analytics-a se uopšte ne učitava, a Google Consent Mode je podešen tako da je svako skladištenje (analitičko i oglasno) odbijeno. Oglasne kolačiće ne koristimo. Video na sajtu učitava se sa servisa youtube-nocookie.com tek kada kliknete na dugme za pokretanje; tada YouTube može da upiše sopstvene podatke u vaš pregledač, prema svojim pravilima.

Izbor možete promeniti u svakom trenutku preko linka „Podešavanja kolačića“ u podnožju sajta. Ako povučete pristanak, analitika se isključuje i brišemo _ga kolačiće koje sajt može da obriše. Kolačiće možete obrisati i u podešavanjima svog pregledača.

Aplikacija

Aplikacija ne koristi analitičke ni oglasne kolačiće. U lokalnom skladištu pregledača čuva podatke neophodne za rad: podatke o prijavi (sesiji), izabranu firmu, izabranu temu prikaza i informaciju o zatvorenim obaveštenjima. Servis za praćenje grešaka (Sentry) može koristiti skladište sesije pregledača za povezivanje izveštaja o grešci sa sesijom.

14.Lica mlađa od 18 godina

Usluga je namenjena preduzetnicima i drugim privrednim subjektima i nije namenjena licima mlađim od 18 godina. Svesno ne prikupljamo podatke o maloletnim licima.

15.Izmene politike

Politiku možemo menjati kada se promene Usluga, pružaoci usluga ili propisi. Važeća verzija je uvek objavljena na ovoj stranici, sa datumom poslednje izmene. O bitnim izmenama korisnike obaveštavamo e-poštom ili obaveštenjem u aplikaciji pre nego što izmene stupe na snagu.

16.Kontakt

Nismo odredili lice za zaštitu podataka o ličnosti; sva pitanja o obradi podataka i zahteve za ostvarivanje prava šaljite na info@pausalbox.rs ili na adresu:

Nikola Glintić PR NIKOLA FINCON
Novosadskog sajma 6, 21000 Novi Sad, Srbija